Jedes zweite Angebot scheitert an formalen Fehlern – Experte für öffentliche Ausschreibungen Dr. Alexander Seyferth verrät Tipps für die erfolgreiche Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung

Ausschreibungen in Deutschland weisen einen Wert von über 400 Mrd. Euro auf, europäische sogar über 1.800 Mrd. Euro. Allein die Zahl der Ausschreibungen im Juli 2014 hat sich im Vergleich zum Vorjahr um 12 % gesteigert. Großes Potenzial also für Firmen, sich einen Auftrag zu sichern, für die öffentliche Ausschreibungen zum Alltag gehören. Wer sich auf die aufwändige, kostenintensive Eigenrecherche verlässt, läuft bei der Masse an Ausschreibungen schnell Gefahr, Fristen und mögliche Aufträge zu verpassen. Die DTAD Deutscher Auftragsdienst AG (www.dtad.de) bringt Licht ins Dunkel. Dr. Alexander Seyferth, Mitglied der Geschäftsführung und Experte auf dem Gebiet der Auftragsinformationen aus dem öffentlichen Bereich, verrät fünf Tipps, wie Unternehmen die Erfolgschancen bei öffentlichen Ausschreibungen erhöhen können:

1. Einen bleibenden Eindruck hinterlassen

Nur wenige Bieter nutzen die Gelegenheit, sich vor der Abgabe des Angebotes mit der Vergabestelle in Verbindung zu setzen und unterschätzen das Potential, ihrem Angebot damit zum Erfolg zu verhelfen. Der Rat des Experten: „Rufen Sie in der zuständigen Vergabestelle an und nehmen Sie durch simple, fachliche Fragen Kontakt auf. Diese Kontaktaufnahme bietet die beste Voraussetzung, um beim Ansprechpartner in Erinnerung zu bleiben und aus der Masse an Bewerbern herauszustechen. Lassen Sie sich auch nicht davon abschrecken, dass eine persönliche Kontaktaufnahme gemäß Vergabeunterlagen nicht erwünscht ist. Zur Vorbereitung einer Bieterfrage, die man im Nachgang dann schriftlich stellt, kann man bei der ausschreibenden Stelle trotzdem oftmals auf offene Ohren stoßen“.

2. Auf die Vorgaben der Vergabestellen achten

Bewerber sollten die Ausschreibung ganz genau auf die gewünschten Bewertungsparameter hin prüfen. Ganz wichtig ist es, keine unnötige „Prosa“ auszuarbeiten, da die Vergabestelle nur die Angebote in die Wertung einbeziehen, die sich exakt an die Vorgaben halten. Auch hier kann ein enger Kontakt zur Vergabestelle helfen. Da der Umfang für die ausgeschriebenen Aufträge bereits im Vorfeld feststeht, gilt es zudem, die Preisabgabe fest auf die ausgeschriebenen Gewerke oder Materialien auszurichten. „Natürlich haben Unternehmen häufig noch zahlreiche Ideen und Visionen, die ein ausgeschriebenes Projekt weiter optimieren könnten. Den Vergabestellen sind hier jedoch oftmals allein schon aus Gründen der Vergleichbarkeit die Hände gebunden, solche Ideen mit in die Bewertung aufzunehmen – im Zweifel werden sie sogar ausgeschlossen. Nur wenn Nebenangebote ausdrücklich zugelassen sind, sollte man ein Alternativangebot in Erwägung ziehen und dies zusätzlich abgeben“, weiß Dr. Seyferth.

3. Bewerbungsverfahren erfolgreich meistern

Mehr Bewerber als viele glauben scheitern bereits in den Anfangsphasen der Vergabeverfahren. In manchen Gewerken werden regelmäßig mehr als 50 % der eingereichten Angebote aufgrund formaler Fehler zurückgewiesen. Erfahrene Unterstützung kann in Situationen, in denen die Anforderungen der Vergabestellen oder die rechtlichen Grundlagen unklar sind, helfen. Rat bietet hier zum Beispiel die DTAD Akademie, die auf die speziellen Bedürfnisse bei öffentlichen Ausschreibungen reagiert und exklusiven Zugang zu fachlichem Know-how und den rechtlichen Grundlagen bietet. Durch die Teilnahme an Seminaren kann sich langfristig die Erfolgsquote bei Ausschreibungen erhöhen. Zusatztipp des Experten: „Bei Ausschreibungen entscheiden formale Details! Schon eine ungenaue Formulierung in Bezug auf das Gewerk oder den Preis kann zu einem Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen. Hier gilt es deshalb mit besonderer Sorgfalt zu arbeiten“.

 4. Chancen des Subunternehmer-Potenzials ergreifen

Bau- oder Dienstleistungsausschreibung verloren? Unternehmen sollten in diesen Momenten nicht verzagen und stattdessen Informationen zum Ausgang dieses oder ähnlicher  aktueller Vergabeverfahren nutzen. Über diese kann man erfahren, wer die laufende Ausschreibung gewonnen hat. „Unterschätzen Sie nicht das Potential, das sich aus der Rolle eines Subunternehmers ergeben könnte“, rät Dr. Seyferth. Schließlich besteht die Möglichkeit, dass der Gewinner des Auftrags gewillt ist, bestimmte Aufgaben an einen erfahrenen Partner zu übertragen. So können Firmen, trotz Ablehnungsbescheid, ihre Expertise einbringen und sich weiterempfehlen. Somit wurde die Ausschreibung zwar nicht direkt gewonnen, eine Mitwirkung am Auftrag ist aber trotzdem möglich.

5. Eine aktive Marktanalyse betreiben 

Um schon vor der offiziellen Ausschreibung auf spannende Möglichkeiten aufmerksam zu werden und der Konkurrenz voraus zu sein, sollten Vergabestellen auch proaktiv beobachtet werden. Ein Informationsdienst wie die DTAD Deutscher Auftragsdienst AG analysiert das Verhalten der Vergabestellen, erkennt Muster und sammelt die Informationen in einem Archiv für die Kunden. „Vergibt eine Stelle beispielsweise alle vier Jahre eine bestimmte Ausschreibung, macht es für Unternehmen Sinn, hier bereits im Vorfeld in Kontakt zu treten, um sich auf den Schirm der Auftraggeber zu bringen“, so Dr. Alexander Seyferth.

(www.dtad.de)